Coincide B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywetgeving. Dit betekent dat je gegevens veilig bij ons zijn en dat wij ze netjes gebruiken.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Coincide B.V. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;

Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wij gebruiken persoonsgegevens om de diensten die we aanbieden zo efficiënt mogelijk te managen, inclusief het onderhouden van persoonlijk contact met u, via telefoon, email, post of social media, zodat we zo efficiënt mogelijk de reis/het event kunnen managen.

Als Coincide B.V. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgevers of deelnemers
Persoonsgegevens van opdrachtgevers of deelnemers worden door Coincide B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;

Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;

Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Coincide B.V. persoonsgegevens van u vragen. Als u een aanvraag doet voor de organisatie van een zakenreis of event, of wanneer u deelneemt aan een van door ons georganiseerde reizen/events kan Coincide B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;

Reis gerelateerde informatie, zoals paspoort of visum gegevens;

(Zakelijk) Telefoonnummer;

Telefoonnummer thuisfront

(Zakelijk) E-mailadres;

Geslacht;

Geboortedatum;

Adres;

Gegevens, zoals medische informatie, dieetwensen/allergieën, handicaps en speciale voorkeuren om aan uw persoonlijke behoeften en wensen te kunnen voldoen;

Financiële informatie, zoals facturatie gegevens;

En achtergrondinformatie over het bedrijf waar u werkt en uw eigen achtergrond t.b.v. het maken van korte biografieën die met andere deelnemers van de betreffende reis/event worden gedeeld en met de personen die wij in het buitenland ontmoeten.

Uw persoonsgegevens worden door Coincide B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens voor het verstrekken van Direct Mail
Persoonsgegevens voor direct mail worden door Coincide B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. het versturen van een magazine.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming of inschrijfformulier;

Post adres verkregen via de website van het bedrijf

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Coincide B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;

E-mailadres.

Marketing betekent voor ons het versturen van het Coincide magazine welke 2 keer per jaar wordt uitgegeven. Het magazine zal verstuurd worden naar contacten die naar ons inziens tot de doelgroep behoren. Het magazine zal verstuurd worden per post en per email. Deze gegevens zijn verkregen via:

Inschrijfformulier

Website van het bedrijf, postadres, bestuur, emailadres

Linkedin

Telefonisch via de receptie en/of secretaresse

Als u contact met ons opneemt, of wij nemen contact met u op, om deel te nemen aan een van onze reizen/events, kan Coincide B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;

E-mailadres;

Alle andere informatie die u met ons deelt, zoals feedback en suggesties;

Alle digitale gegevens die u ons aanlevert, zoals video’s, afbeeldingen of e-mails.

Als u onze website bezoekt, en ons een bericht stuurt via het online formulier, verzamelen wij de volgende gegevens van u:

Naam

Email

Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde worden door Coincide B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van aankondigingen van een reis/event en officiële uitnodiging.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje, via koppeling op LinkedIn, aangedragen door een andere genodigden en/of van een eerder contact dat er is geweest tussen persoon en Coincide B.V.;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Coincide B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;

Telefoonnummer;

E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Coincide B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder en/of geïnteresseerde.

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers
Persoonsgegevens van medewerkers worden door Coincide B.V. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De arbeidsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Coincide B.V. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam; Tussenvoegsel; Achternaam;

Telefoonnummer;

E-mailadres;

Geboortedatum;

Salarisgegevens;

Kopie ID;

BSN-nummer;

Uw persoonsgegevens worden door Coincide B.V. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

De logistieke aspecten van een reis zoals:

Luchtvaartmaatschappij

Hotel

Lokaal vervoer

Restaurants;

Bedrijven die wij in binnen- of buitenland bezoeken;

Eventuele DMC’s en/of gidsen

Het verzorgen van de (financiële) administratie;

Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook bij een eventuele overname van Coincide B.V. zullen we persoonsgegevens delen met de nieuwe partij die deze gegevens enkel op dezelfde manier zal mogen gebruiken als wij nu doen. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen en buiten de EU
Het grootste gedeelte van onze data opslag bevindt zich binnen de EU. Het kan echter voorkomen dat uw gegevens doorgestuurd en/of opgeslagen worden op een locatie buiten de EU. Om uitvoering te geven aan uw opdracht / boeking is het vaak noodzakelijk om uw gegevens door te geven aan bedrijven buiten de EU zoals airlines, hotels, verzekeringsmaatschappijen en lokale agentschappen. Om te mogen afreizen naar landen buiten de EU, is het soms noodzakelijk om bepaalde persoonsgegevens te overleggen aan overheidsinstanties of andere autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor immigratie, grensbewaking, veiligheid en terrorismebestrijding. Zelfs als het niet verplicht is om dit soort informatie te verstrekken, kan Coincide B.V. met het oog op veiligheid ervoor kiezen om de autoriteiten medewerking te verlenen.

Bewaartermijn
Coincide B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Coincide B.V. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

 Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens
Coincide B.V.
Argonautenstraat 29
1076 KK Amsterdam
management@coincide.nl