ALGEMENE VOORWAARDEN
Artikel 1: Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Organisator / Coincide: de gebruiker van deze voorwaarden, Coincide BV, kantoorhoudende te Argonautenstraat 29, 1076 KK Amsterdam, ingeschreven in het register gehouden door de Kamer van Koophandel Amsterdam onder 34308403; hierna te noemen: Coincide. Coincide organiseert bedrijfsmatig congressen, reizen en bijeenkomsten voor anderen dan particulieren, waarbij het overdragen of uitwisselen van informatie centraal staat.
2. Opdrachtgever: iedere natuurlijke of rechtspersoon die aan Coincide een opdracht verstrekt, diensten van haar afneemt, dan wel enige overeenkomst van andere aard met haar wenst te sluiten of sluit.
3. Sponsor: iedere natuurlijke of rechtspersoon die met Coincide een overeenkomst aangaat ter ondersteuning van een reis, magazine of bijeenkomst. Ook wel Partner genoemd.
4. Deelnemer: de bevoegde persoon die met Coincide een overeenkomst is aangegaan tot deelname aan een door Coincide georganiseerde reis of bijeenkomst. Een Deelnemer is ook een werknemer of relatie van een Opdrachtgever die participeert namens de Opdrachtgever in een door Coincide georganiseerde reis of bijeenkomst.
5. Delegatieleider: de Deelnemer die door Coincide is gevraagd om tijdens een reis inhoudelijke leiding te geven aan het programma.
6. Reis: een door Coincide aangeboden congresprogramma op een binnenlandse of buitenlandse bestemming inclusief een inhoudelijk programma en de aangeboden logistieke aspecten.
7. Bijeenkomst: een evenement, een congres of andere bijeenkomst die door Coincide is georganiseerd.
8. Opdracht: een reis of bijeenkomst georganiseerd door Coincide op verzoek van en betaald door een Opdrachtgever.
9. Overeenkomst: door middel van een overeenkomst verbindt Coincide zich jegens de wederpartij tot het ontwikkelen van in de overeenkomst overeengekomen activiteiten.
10. Reisbureauregeling: Europese btw-regeling van toepassing op reizen waarbij ondernemer vervoer en/of accommodatie inkoopt en op eigen naam een reis verkoopt.
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten gesloten tussen Coincide en de Opdrachtgever, Deelnemer, en/of Sponsor met betrekking tot de organisatie van, sponsoring van of deelname aan reizen of bijeenkomsten.
2.2 Indien in de overeenkomst aanvullende voorwaarden zijn opgenomen, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid de aanvullende voorwaarden in de overeenkomst.
2.3 Indien daarnaast nog andere voorwaarden van Opdrachtgever, Sponsor of Deelnemer van toepassing zijn, prevaleren in geval van tegenstrijdigheid de algemene voorwaarden van Coincide.
VOORWAARDEN BETREFFENDE DEELNEMERS
Artikel 3: Overeenkomst met Deelnemer
3.1 De overeenkomst komt tot stand door aanvaarding door de Deelnemer van het aanbod van Coincide. De aanvaardig kan hetzij schriftelijk via het inschrijvingsformulier, hetzij langs elektronische weg plaatsvinden. Na totstandkoming van de overeenkomst ontvangt de Deelnemer schriftelijk of langs elektronische weg zo spoedig mogelijk een bevestiging hiervan, eventueel in de vorm van een factuur.
3.2 Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden Coincide niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde persoon – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
3.3 Coincide heeft het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen, indien het aantal aanmeldingen voor een reis of bijeenkomst kleiner is dan het vereiste minimum aantal voor die betreffende reis of bijeenkomst. Het minimum aantal deelnemers wordt per reis of bijeenkomst bepaald door Organisator op basis van de verhouding tussen kosten en baten.
3.4 Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen Coincide en de Deelnemer zijn vastgelegd.
Artikel 4: Reisdocumenten en verzekering voor Deelnemer
4.1 De Deelnemer moet zelf zorgen dat hij/zij in bezit is van een geldig reisdocument voor de betreffende bestemming van de reis.
4.2 Organisator kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor individuele afwijzingen door de immigratiedienst van een reisbestemming. Bij afwijzing gelden de annuleringsvoorwaarden uit Artikel 6.
4.2 De Deelnemer van een reis is verplicht in het bezit te zijn van een zakelijke reis- en ongevallenverzekering.
4.3 Deelnemer is zelf verantwoordelijke voor de eventueel vereiste vaccinaties.
4.4 Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een zakelijke annuleringsverzekering indien gewenst.
Artikel 5: Betaling van reissom door Deelnemer
5.1 Alle door Coincide vermelde prijzen zijn inclusief BTW indien de Reisbureauregeling van toepassing is.
5.2 Alle andere door Coincide gefactureerde prijzen zijn exclusief BTW.
5.3 Betaling van factuur dient binnen veertien dagen na factuurdatum. Bij late facturering dient de factuur uiterlijk voor aanvang van de reis of de bijeenkomst waarvoor de Deelnemer zich heeft ingeschreven te zijn betaald.
5.4 Indien de Deelnemer niet heeft betaald vóór aanvang van de reis of de bijeenkomst, kan deze niet deelnemen aan de reis of de bijeenkomst.
Artikel 6: Annulering door Deelnemer
6.1 Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de Deelnemer dient schriftelijk te gebeuren. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van het schrijven.
6.2 Annulering door de Deelnemer moet schriftelijk of per e-mail worden ingediend. Bij annulering gelden de volgende termijnen en annuleringskosten waarbij gerekend wordt met dagen als zijnde 24 uur:
6.2.1 Bij annulering vóór 100 dagen voor vertrek van vlucht of bus of aanvang bijeenkomst worden geen kosten in rekening gebracht.
6.2.2 Bij annulering vanaf 100 tot 45 dagen voor moment van vertrek van vlucht of bus bij een reis of aanvang bijeenkomst wordt 35% van de kosten in rekening gebracht.
6.2.3 Bij annulering van deelname vanaf 45 tot 21 dagen voor vertrek van vlucht of bus bij een reis of aanvang bijeenkomst wordt 50% van de deelnameprijs in rekening gebracht.
6.2.4 Bij annulering van deelname vanaf 21 tot 7 dagen voor vertrek vlucht of bus bij een reis of aanvang bijeenkomst wordt 70% van de deelnameprijs in rekening gebracht.
6.2.5 Bij annulering vanaf 7 dagen voor vertrek vlucht of bus bij een reis of aanvang bijeenkomst is het volledige inschrijvingsbedrag verschuldigd.
6.2.6 Alleen in het geval dat de Deelnemer op basis van medische redenen niet in staat is aan de reis of de bijeenkomst deel te nemen kan deze een gelijkwaardige vervanger laten deelnemen. Daarvoor gelden de volgende voorwaarden:
– de voorgedragen deelnemer voldoet aan alle aan de overeenkomst verbonden voorwaarden; en
– het verzoek wordt wel zo tijdig ingediend dat de benodigde handelingen en formaliteiten nog kunnen worden verricht; en
– de voorwaarden van de bij de uitvoering betrokken dienstverleners verzetten zich niet tegen deze in-de-plaats-stelling.
– de kosten die zijn verbonden aan deze in-de-plaats-stelling, zijn voor rekening van de Deelnemer.
Artikel 7: Aansprakelijkheid betreffende Deelnemer
7.1 Coincide zal zich inspannen om de Deelnemer naar beste vermogen van dienst te zijn.
7.2 Coincide is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie en het inhoudelijke programma van de reis of bijeenkomst. Coincide zal hierbij naar haar beste inzicht en vermogen en in nauwe samenwerking met betrokken partijen de gehele reis of bijeenkomst inhoudelijk en organisatorisch verzorgen. Coincide kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen in het programma van de reis of bijeenkomst veroorzaakt door annulering van sprekers, afspraken of andere gecontracteerde diensten.
7.3 Coincide aanvaardt geen aansprakelijkheid voor ontwikkelingen in politiek, economie of anderszins waardoor Deelnemer zelf besluit om niet te reizen. In deze situaties gelden de annuleringsvoorwaarden van Artikel 6.
7.4 Deelnemer vrijwaart Coincide voor alle aanspraken van derden – daaronder mede begrepen aandeelhouders, bestuurders, commissarissen en personeel van Deelnemer alsmede gelieerde rechtspersonen en ondernemingen en anderen die bij de organisatie van Deelnemer betrokken zijn – die voortvloeien uit of verband houden met de reis of de bijeenkomst waarvoor de Deelnemer zich heeft ingeschreven.
7.5 Coincide is niet aansprakelijk voor kosten die voortvloeien door ontwikkelingen die buiten haar invloedssfeer liggen. Extra te maken kosten buiten de registratie overeengekomen diensten, zoals, maar niet gelimiteerd tot, die ontstaan zijn door annuleringen, valuta koerswijzigingen van meer dan 10%, natuurrampen, luchtvaartstakingen, programmawijzigingen, etc.
7.6 Coincide aanvaardt geen aansprakelijkheid voor handelingen en/of nalatigheden van de andere Deelnemers, Delegatieleiders en sprekers, noch voor juistheid van de door deze verstrekte informatie.
7.7 Deelnemer is verantwoordelijk voor het correct en volledig doorgeven van persoonlijke gegevens, medische beperkingen en dieetwensen zodat Coincide hier rekening mee kan houden. Indien Deelnemer deze niet voorafgaand aan de reis of bijeenkomst doorgeeft kan Coincide niet aansprakelijk worden gehouden voor consequenties van deze nalatigheid.
7.8 Voor zover sprake van schuld of grove nalatigheid van Coincide en de Deelnemer daardoor schade lijdt, wordt aansprakelijkheid van Coincide beperkt tot het bedrag dat door Coincide voor de betreffende Deelnemer voor de reis of de bijeenkomst in rekening is gebracht.
VOORWAARDEN BETREFFENDE OPDRACHTGEVERS
Artikel 8: Overeenkomst met Opdrachtgever
8.1 Alle aanbiedingen zijn, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, vrijblijvend, waarbij de gedane aanbieding slechts wordt beschouwd als uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht. Tenzij op de offerte anders is vermeld, is de termijn waarbinnen de aanbieding geldig blijft één maand. De in de offertes opgenomen voorstellen blijven eigendom van Coincide. Alle offertes, aanbiedingen en orderbevestigingen zijn gebaseerd op gegevens waarover Coincide beschikt ten tijde van het uitbrengen daarvan.
8.2 Opdrachtgever en Coincide zijn eerst gebonden nadat de opdracht wederzijds is ondertekend, of per email bevestigd of als de eerste factuur door Opdrachtgever is betaald.
8.3 Kennelijke fouten en kennelijke vergissingen binden Coincide niet. Dergelijke fouten en vergissingen zijn fouten en vergissingen die – vanuit het perspectief van de gemiddelde Opdrachtgever – op het eerste gezicht als zodanig kenbaar zijn of zouden moeten zijn.
8.4 Indien zich wijzigingen voordoen met betrekking tot de omstandigheden waarop Coincide zich heeft gebaseerd bij het uitbrengen van offertes of overeenkomst, dan is Coincide bevoegd deze wijzigingen te verdisconteren in de uitvoering van de overeenkomst dan wel prijzen aan te passen.
– Als een opdracht na het verstrekken van de opdrachtbevestiging gewijzigd wordt, is er sprake van een aanvullende opdracht. Deze aanvullende opdracht zal apart geoffreerd worden.
– Als er in de offerte een contactpersoon van de Opdrachtgever wordt vermeld, is dat degene die bevoegd is om voor en namens de Opdrachtgever;
– Coincide te machtigen tot het geven van betaalopdrachten in die gevallen waarin Coincide ten behoeve van de opdracht een bankrekeningnummer te name van Opdrachtgever en/of Coincide heeft geopend.
– Coincide aanvullende opdrachten te geven, waarvoor een additionele vergoeding gevraagd zal worden.
– Te verzoeken informatie/gegevens die Coincide bij de uitvoering van de opdracht heeft verkregen ter beschikking te stellen aan de Opdrachtgever (of een door de Opdrachtgever aan te wijzen derde).
8.7 Voor zover Coincide in het kader van de uitvoering van een opdracht diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen voor rekening van de Opdrachtgever. Voor het geval Coincide in verband met de uitvoering van een overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, vrijwaart de Opdrachtgever Coincide ter zake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie.
Artikel 9: Betaling door Opdrachtgever
9.1 Alle door Coincide vermelde prijzen zijn inclusief BTW indien de Reisbureauregeling van toepassing is.
9.2 Alle andere door Coincide gefactureerde prijzen zijn exclusief BTW.
9.3 Betaling van facturen dienen binnen veertien dagen na factuurdatum te geschieden door middel van storting ten gunste van een door Coincide op gegeven bankrekening.
9.4 Indien Opdrachtgever niet (tijdig) voldoet aan de in 9.3 gestelde termijn, is de Opdrachtgever in verzuim waarna de Opdrachtgever 1% rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De Opdrachtgever is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd.
9.5 Bij langdurige of omvangrijke opdrachten kan Coincide betaling in termijnen verlangen.
9.6 Ter zake van de betaling is het Opdrachtgever jegens Coincide niet toegestaan zich te beroepen op enigerlei compensatie of schuldverrekening.
9.7 Indien Opdrachtgever niet (tijdig) voldoet aan enige betalingsverplichting, heeft Coincide het recht al zijn verplichtingen jegens Opdrachtgever op te schorten.
9.8 Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is Coincide gerechtigd om van de Opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de Opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.
Artikel 10: Annulering door Opdrachtgever
– Indien de opdracht door Opdrachtgever gewijzigd, geannuleerd of uitgesteld wordt, is Coincide niet verplicht diensten die nog niet gereed zijn, te verrichten. Coincide heeft dan wel recht op betaling voor de reeds verrichte diensten en op een redelijke vergoeding voor het niet uitgevoerde deel van de opdracht.
– Indien de overeenkomst wordt ontbonden door een oorzaak welke niet te wijten is aan, noch voor rekening komt van Coincide, dan is Coincide gerechtigd de daaruit voor haar ontstane schade op de Opdrachtgever te verhalen.
– Na ondertekening is opdrachtgever verantwoordelijk voor betaling van reeds gemaakte reiskosten en aangegane verplichtingen ten behoeve van deelnemers. Management tijd wordt bij annulering vergoed volgens volgende afspraken:
– Bij tekening van contract: 25% van de managementuren
– Tot en met 100 dagen voor vertrek: 50% van de managementuren
– Tot en met 30 dagen voor vertrek: 75% van de managementuren
– Vanaf 30 dagen voor vertrek: 100% van de managementuren
Artikel 11: Aansprakelijkheid bij Opdrachtgevers
11.1 Coincide zal zich inspannen om de Opdrachtgever naar beste vermogen van dienst te zijn.
11.2 Coincide is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie en het inhoudelijke programma van de reis of bijeenkomst. Coincide zal hierbij naar haar beste inzicht en vermogen en in nauwe samenwerking met betrokken partijen de gehele reis of bijeenkomst inhoudelijk en organisatorisch verzorgen. Coincide kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen in het programma van de reis of bijeenkomst veroorzaakt door annulering van sprekers, afspraken of andere gecontracteerde diensten.
11.3 Coincide aanvaardt geen aansprakelijkheid voor ontwikkelingen in politiek, economie of anderszins waardoor Opdrachtgever besluit de reis of bijeenkomst niet door te laten gaan. In deze situaties gelden de annuleringsvoorwaarden van Artikel 6.
11.4 De Opdrachtgever zal Coincide volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor Coincide, het personeel van Coincide of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van de Opdrachtgever, diens personeel of van andere personen ten behoeve van wie de Opdrachtgever de overeenkomst met Coincide heeft afgesloten.
11.5 Coincide is niet aansprakelijk voor kosten die voortvloeien door ontwikkelingen die buiten haar invloedssfeer liggen. Extra kosten zoals, maar niet gelimiteerd tot, die ontstaan zijn door annuleringen, valuta koerswijzigingen, natuurrampen, luchtvaartstakingen, of programmawijzigingen worden betaald door Opdrachtgever.
11.6 Indien en voor zover Coincide derden inschakelt om de door Coincide geoffreerde werkzaamheden (gedeeltelijk) te laten uitvoeren, Coincide zal deze derden met optimale zorg uit zoeken en controleren. Indien desondanks een op dergelijke wijze uitgezochte en gecontroleerde derde tekortschiet, is Coincide hiervoor niet aansprakelijk. Dit laat onverlet het recht van de Opdrachtgever deze derde rechtstreeks aan te spreken.
11.7 Opdrachtgever vrijwaart Coincide tegen aanspraken van derden tegenover Coincide, indien en voor zover deze laatste zich niet met succes op deze voorwaarden kan beroepen, en voor zover die aanspraken uitgesloten zouden zijn indien deze derden aan de voorwaarden gebonden zouden zijn.
11.8 Met betrekking tot alle adviezen verleend door Coincide, geldt dat Coincide slechts aansprakelijk kan zijn, voor zover de adviezen schriftelijk zijn gegeven op basis van de door de Opdrachtgever schriftelijk verstrekte informatie.
11.9 De eventuele aansprakelijkheid van Coincide en van de personen waarvoor Coincide verantwoordelijk is voor directe of indirecte schade is in alle gevallen beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van het gedeelte van de overeenkomst waaruit die aansprakelijkheid voortvloeit.
ARTIKELEN BETREFFENDE OVEREENKOMSTEN MET SPONSORS
12.1 Een overeenkomst met sponsor komt tot stand door een mondelinge overeenkomst die daarna bekrachtigd wordt door de factuur of door middel van een overeenkomst getekend door beide partijen.
12.2 De prijzen in de overeenkomst zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, alsmede eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten voor de sponsor.
12.3 Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Indien Sponsor in gebreke blijft in de betaling binnen die termijn dan is de Sponsor van rechtswege in verzuim waarna de Sponsor 1% rente per maand of een gedeelte van een maand is verschuldigd over het volledige factuurbedrag. De Sponsor is tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd.
12.4 Coincide zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
12.5 De sponsor draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan Coincide aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan Coincide worden verstrekt.
12.6 Indien in de overeenkomst overeengekomen activiteiten om redenen buiten de schuld van Coincide niet kunnen plaatsvinden of niet volledig uitgevoerd zoals overeengekomen zal Coincide geen enkele vergoeding van schade of anderszins aan de Sponsor verschuldigd zijn.
12.7 Coincide is bevoegd de nakoming van de verplichtingen van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst te ontbinden, indien Sponsor de verplichtingen uit de overeenkomst niet of niet volledig nakomt of dat na het sluiten van de overeenkomst Coincide ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de Sponsor de verplichtingen niet zal nakomen.
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 13: Privacy & vertrouwelijkheid
13.1 Coincide, Opdrachtgever en Deelnemer verplichten zich vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met persoonlijke- en bedrijfsgegevens, over de tijdens de reis of de bijeenkomst in vertrouwen besproken onderwerpen en het besprokene tussen en met andere deelnemers, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
13.2 Coincide, Opdrachtgever en Deelnemer verplichten zich tot vertrouwelijkheid betreffende alle informatie en documenten die uitgewisseld worden ten tijde van het project.
13.3 Ten behoeve van het ontwikkelen van het programma, promotie van het programma, de introductie van Deelnemers en delegatie bij mogelijk te bezoeken bedrijven in het buitenland, als ook voor het boeken van vluchten en hotels, geven Deelnemers toestemming voor het gebruik van de benodigde persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens.
Persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens worden voor de volgende specifieke doeleinden gebruikt:
– ten behoeve van het boeken van vervoer, vluchten en verblijf,
– het maken van de afspraken met sprekers en te bezoeken organisaties,
– promotie van de reis of bijeenkomst, en
– het informeren van genodigden en Deelnemers over de al ingeschreven Deelnemers aan de bijeenkomst of studiereis.
13.4 De persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens die specifiek voor de reis of bijeenkomst zijn opgevraagd zullen na afronding van de studiereis of bijeenkomst worden vernietigd.
Artikel 14: Overmacht
14.1 Onder overmacht wordt verstaan abnormale en onvoorziene omstandigheden die onafhankelijk zijn van de wil van degene die zich er op beroept en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden.
14.2 In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is Coincide gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
14.3 Indien Coincide bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is het gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
Artikel 15: Geschillen
15.1 Alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, ook in geval van werkzaamheden in het buitenland, alsmede de daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen van partijen, worden bij uitsluiting beheerst door het Nederlands recht, geldend voor het Koninkrijk der Nederlanden.
15.2 Alle geschillen, waarin deze voorwaarden van toepassing kunnen zijn, kunnen uitsluitend ter beslechting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Amsterdam, tenzij de Kantonrechter bevoegd is van het geschil kennis te nemen.
Artikel 16: Toepasselijk recht
16.1 Op iedere overeenkomst tussen de Opdrachtgever en het Coincide is Nederlands recht van toepassing.