MAATWERK

Een compleet traject bestaat uit vijf onderdelen, dat geldt zowel voor een buitenlandse reis als voor een nationale bijeenkomst. Wij kunnen alle onderdelen uit handen nemen, maar wij horen het graag als u alleen bepaalde onderdelen wilt uit besteden!

1. Inhoudelijk programma

We zorgen voor een gedegen inhoudelijk programma. Voordat we de locatie of bestemming kiezen, stellen we eerst de doelstelling vast evenals de kennisbehoefte van de deelnemers. Vervolgens maken onze specialisten een uitgebreide (achtergrond)studie van het betreffende kennisgebied en/of sector in het land van bestemming. Wij boren onze netwerken aan om te bepalen wat de meest interessante bedrijven zijn die we kunnen bezoeken en/of welke prominente en inspirerende sprekers we kunnen ontmoeten. Coincide bezoekt alle geselecteerde bedrijven en sprekers vooraf om doelstelling en gespreksonderwerpen goed af te stemmen. Bij grotere groepen ontwikkelen we parallel programma’s zodat tijdens de afspraken goede interactie mogelijk blijft. Alle informatie over de bestemming, de sector en de te bezoeken instellingen delen we voor vertrek met de deelnemers. Zo gaat iedereen goed voorbereid op reis.

2. Logistieke organisatie

Onder logistieke organisatie verstaan we alles wat geregeld moet worden om de bijeenkomst of reis zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zoals de aankoop van vlieg-, trein en/of boottickets, het kiezen en contracteren van hotel, vergader-, diner- en lunchlocaties. Ook het lokaal vervoer van en naar de afspraken, een eventuele leisure activiteit en het regelen van cadeaus voor de bedrijven en sprekers behoort tot logistieke kernactiviteiten.

3. Deelnemers

Wanneer de deelnemerslijst is vastgesteld verzorgen wij alle communicatie over het programma en de logistiek. Daarnaast maken we profielschetsen van de deelnemers zodat iedereen meer achtergrondinformatie heeft over degene die mee op reis gaan.

4. Begeleiding

Om het programma succesvol te laten verlopen, worden de deelnemers, gedurende de reis of het event, begeleid door Coincide. Coincide onderhoudt contact met de bedrijven, professionals en lokale mensen. Onze specialist houdt de planning in de gaten, stelt deze bij waar nodig en weet hoe te handelen in het geval van calamiteiten. Door de begeleiding kunt u zich concentreren op het programma, de groep en doelstellingen.

5. Financiën

Tot slot zijn wij verantwoordelijk voor de afwikkeling van het financiële plaatje. We vragen offertes aan, maken de contracten op, doen de (voor)financiering en regelen de facturering. De factuur kan naar de opdrachtgever, individuele deelnemers of een combinatie daarvan. Sinds april 2012 vallen studiereizen onder de reisbureauregeling waar een apart btw-regime voor geldt. We leggen graag uit wat dat voor u als opdrachtgever of deelnemer betekent.


REFERENTIES

Door onze jarenlange ervaring hebben wij inmiddels vele binnen- en buitenlandse bijeenkomsten georganiseerd. Deelnemers waarderen onze uitstekende inhoudelijke kennis en tot in de puntjes georganiseerde bijeenkomsten. Lees hier de ervaringen van onze klanten.  

LEES MEER

OPDRACHTGEVERS

Naast onze eigen bijeenkomsten worden wij ook regelmatig gevraagd door verschillende bedrijven/instellingen om een studiereis of bijeenkomst te organiseren. Hieronder vind je een overzicht van eerdere opdrachtgevers.